Quando il registro delle segnalazioni resta vuoto per mesi, raramente è perché sul campo non succede nulla. Più spesso le anomalie ci sono, ma nessuno le segnala. Per l’RSPP o l’HSE Manager significa lavorare con un quadro incompleto, perché la prevenzione si regge su informazioni dal campo che nessun documento può sostituire. Perché queste informazioni arrivino, i lavoratori devono poter segnalare senza sforzo e sapere che la segnalazione verrà visionata.
Lavoro previsto e lavoro reale
Grazie alla valutazione dei rischi e alla stesura del DVR l’attività aziendale viene fotografata per come è stata progettata: una serie di ambienti, mansioni, attrezzature e specifiche azioni di prevenzione. Sul campo, però, l’attività ha delle sfumature diverse. La realtà aggiunge delle varianti che talvolta possono essere invisibili in fase di analisi: un’attrezzatura in manutenzione viene sostituita da un modello con comandi diversi, un fornitore consegna il materiale in colli più pesanti del solito.
Questa distanza tra lavoro previsto (il work-as-imagined) e lavoro reale (il work-as-done) è una dinamica strutturale ampiamente documentata dalla letteratura sull’ingegneria della resilienza. Per chi gestisce la sicurezza, la criticità è che questa discrepanza è visibile soltanto a chi opera attivamente sul campo e nessun audit documentale e nessun sopralluogo periodico possono intercettare l’anomalia nel momento in cui si manifesta.
Due ragioni per cui le segnalazioni si fermano
Chi gestisce la sicurezza lo sa bene: il modulo per le segnalazioni c’è, ma resta vuoto. Raramente dipende dai lavoratori. Più spesso dipende da quanto è scomodo segnalare e da cosa succede dopo.
- La procedura: se segnalare un’anomalia richiede più tempo e fatica che conviverci, la segnalazione non viene effettuata. Ritirare un modulo cartaceo, compilarlo a fine turno e consegnarlo di persona è già un ostacolo sufficiente, e molte osservazioni si perdono senza mai arrivare a chi può intervenire.
- Il riscontro: chi segnala un’anomalia e non riceve alcuna notizia sull’esito tende a non farlo più. Il canale di segnalazione resta attivo, ma i lavoratori smettono di usarlo.
Chi segnala: lavoratori, RLS e preposto
Segnalare è anzitutto un obbligo del lavoratore. L’art. 20, comma 2, lett. e) del D.Lgs. 81/08 gli impone di segnalare immediatamente al datore di lavoro, al dirigente o al preposto le deficienze dei mezzi e dei dispositivi, compresi i DPI, e qualsiasi condizione di pericolo di cui venga a conoscenza. In caso di urgenza, deve adoperarsi direttamente, nell’ambito delle proprie competenze e possibilità, per eliminare o ridurre le situazioni di pericolo grave e incombente, dandone notizia all’RLS.
La partecipazione dei lavoratori segue due percorsi.
Il primo è formale e passa per il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). L’art. 50 del D.Lgs. 81/08 prevede che l’RLS sia consultato in modo preventivo e tempestivo sulla valutazione dei rischi, sulla programmazione della prevenzione e sulla designazione degli addetti, e che possa avvertire il responsabile dell’azienda dei rischi individuati nel corso della sua attività. Nelle aziende con più di 15 lavoratori partecipa inoltre alla riunione periodica prevista dall’art. 35.
Il secondo percorso è quotidiano e passa dal preposto. L’art. 19, comma 1, lett. f) del D.Lgs. 81/08 chiedeva già al preposto di segnalare le deficienze dei mezzi, delle attrezzature e dei DPI. La L. 215/2021, che ha convertito il D.L. 146/2021, ne ha rafforzato il ruolo operativo. Con la lettera a), riscritta dalla riforma, il preposto deve intervenire sui comportamenti non conformi e, se l’inosservanza continua, interrompere l’attività del lavoratore e informare i superiori diretti. Con la nuova lettera f-bis), quando rileva deficienze dei mezzi e delle attrezzature o condizioni di pericolo, deve interrompere temporaneamente l’attività se necessario e, in ogni caso, segnalare tempestivamente le non conformità al datore di lavoro e al dirigente.
Per questo il preposto è spesso il primo a ricevere le segnalazioni dal campo, e il modo in cui le gestisce incide sulla fiducia dei lavoratori nel canale di segnalazione.
Tre indicatori per leggere la partecipazione
Il numero complessivo delle segnalazioni, da solo, non è sufficiente a valutare il livello di partecipazione dei lavoratori. Chi gestisce le segnalazioni può approfondire l’analisi con tre indicatori, calcolabili a partire dai dati raccolti, qualunque sia lo strumento usato.
- Distribuzione per sede o reparto: evidenzia eventuali differenze tra le aree aziendali. Una sede o un reparto con poche segnalazioni, o nessuna, rispetto agli altri può richiedere un approfondimento, per verificare se il processo di segnalazione è effettivamente accessibile e utilizzato.
- Tempo di prima risposta: misura i giorni che intercorrono tra l’invio della segnalazione e la sua presa in carico. Un riscontro tempestivo contribuisce a mantenere attivo il coinvolgimento dei lavoratori e a dare continuità al processo.
- Tasso di chiusura effettiva: mette in rapporto le segnalazioni chiuse con un’azione correttiva o un intervento documentato e il totale delle segnalazioni concluse. Va letto insieme ai motivi di chiusura: alcune segnalazioni si chiudono legittimamente senza intervento, perché duplicate o non pertinenti. Un valore basso diventa un segnale d’allarme quando le chiusure senza seguito riguardano criticità reali.
Questi indicatori rientrano tra i leading indicator, perché consentono di monitorare la capacità preventiva e la reattività dell’organizzazione, affiancando agli indici infortunistici (lagging indicator) una lettura delle attività che contribuiscono a prevenire gli eventi.
Come 4HSE semplifica le segnalazioni dal campo
Con 4HSE, il lavoratore può inviare una segnalazione direttamente dall’applicazione mobile, nel momento in cui rileva un’anomalia o una situazione che richiede attenzione.
L’app consente di classificare l’evento in base alle categorie previste dal registro aziendale: non conformità procedurali, guasti agli impianti, mancati infortuni (near miss), richieste di manutenzione o verifica. È inoltre possibile allegare una fotografia, acquisita direttamente dall’app, per documentare la situazione e fornire un riferimento concreto a chi dovrà valutarla.
Una volta inviata, la segnalazione confluisce nel registro eventi di 4HSE. L’RSPP, il preposto o l’ufficio tecnico possono esaminarla, valutarne la priorità e decidere come procedere: avviare un’azione correttiva, programmare un intervento manutentivo o rivedere le misure di prevenzione.
La gestione prosegue all’interno della piattaforma. Chi ha effettuato la segnalazione può consultare dall’app il proprio storico e seguirne l’avanzamento attraverso i diversi stati della pratica.
Le notifiche sul dispositivo informano il lavoratore sugli aggiornamenti, mentre le note permettono di consultare gli interventi programmati e le misure adottate. In questo modo, la segnalazione non si esaurisce con il suo invio: resta collegata alla gestione dell’evento e agli interventi che ne conseguono.
In sintesi
Un registro delle segnalazioni che resta vuoto è un dato da analizzare, come qualsiasi altro indicatore di sicurezza. I lavoratori segnalano quando possono farlo senza fatica e quando vedono che la segnalazione ha un seguito. Gli indicatori di partecipazione permettono di verificare queste due condizioni nel tempo e di intervenire prima che siano gli infortuni a far emergere il problema.
Bibliografia e approfondimenti
Riferimenti istituzionali e scientifici
- D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza) — art. 20, comma 2, lett. e) (obbligo di segnalazione dei lavoratori); artt. 35 e 50 (riunione periodica e consultazione del RLS); art. 19, comma 1 (obblighi del preposto), modificato dalla Legge 17 dicembre 2021, n. 215, di conversione del D.L. 146/2021 (riscrittura della lettera a e inserimento della lettera f-bis).
- Hollnagel E. — Safety-I and Safety-II: The Past and Future of Safety Management, Ashgate, 2014. Testo di riferimento dell’ingegneria della resilienza (resilience engineering) sulla distanza tra work-as-imagined e work-as-done.
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