Software sicurezza sul lavoro per scuole, università ed enti di ricerca
Plessi diversi, personale eterogeneo, laboratori e impianti da tenere in efficienza: negli istituti la sicurezza si gestisce su più fronti contemporaneamente. 4HSE riunisce formazione, sorveglianza sanitaria, manutenzioni e documentazione in un unico sistema che avvisa in anticipo di ogni scadenza, con permessi profilati per dipartimento e responsabile.
Le aziende che ci hanno scelto
Personale che cambia in continuazione, scadenze che non aspettano
Docenti, tecnici di laboratorio, ricercatori, assegnisti e personale amministrativo hanno obblighi formativi e sanitari diversi, e le persone entrano ed escono di continuo. 4HSE associa a ogni mansione i rischi e i corsi che ne derivano, e ti avvisa prima che una scadenza maturi: chi arriva viene formato al momento giusto, chi resta non scade nel dimenticatoio.
- Competenze e obblighi per mansione:
- a ogni mansione — dal tecnico di laboratorio al personale amministrativo — sono associati i rischi e i corsi necessari, così sai subito chi è formato e chi va messo in regola prima di iniziare l'attività.
- Scadenzario con avviso anticipato:
- corsi, aggiornamenti e visite mediche in un unico scadenzario che notifica prima della scadenza, con il preavviso che imposti tu.
- Controllo automatico di ciò che manca:
- 4HSE non si limita ad avvisarti quando un attestato scade: verifica che a ogni persona siano assegnati i requisiti previsti dal suo ruolo e ti propone come azione quelli mancanti. Quando un ricercatore cambia gruppo o un tecnico passa a un altro laboratorio, il controllo si aggiorna e segnala i nuovi scoperti.
- Attestati generati e archiviati:
- attestati e certificati prodotti dalla piattaforma, archiviati e scaricabili quando servono, senza rincorrere fogli sparsi.
- Contratti a termine e presenze temporanee:
- assegnisti, dottorandi, tesisti e collaboratori a termine possono avere periodi di validità definiti: restano nel sistema con il proprio periodo, e gli obblighi valgono per il tempo in cui sono effettivamente in istituto.
- Sorveglianza sanitaria e riservatezza:
- visite e giudizi di idoneità del personale esposto a rischi specifici, trattati come dati particolari con accessi profilati e in conformità al GDPR.
- Utenti illimitati e offerte riservate all'istruzione:
- gli utenti della piattaforma sono illimitati e senza costo: dipartimenti, responsabili e referenti accedono tutti, senza doverne pesare il numero. Per gli istituti, che accanto al personale contano anche gli studenti equiparati a lavoratori nell'uso di laboratori e attrezzature, sono disponibili condizioni riservate al comparto.
Laboratori: documentazione a portata e attività autorizzate
Nei laboratori la documentazione tecnica è tanta e serve subito, e alcune attività richiedono un'autorizzazione formale prima di partire. 4HSE tiene schede di sicurezza e anagrafiche in un archivio consultabile da qualsiasi dispositivo, gestisce i dispositivi di protezione assegnati e autorizza le lavorazioni che lo richiedono con un permesso di lavoro.
- Schede di sicurezza e anagrafica sostanze:
- schede di dati di sicurezza e anagrafiche delle sostanze raccolte come repository documentale, consultabile da computer o mobile quando serve in laboratorio.
- DPI assegnati per attività:
- dotazioni, taglie e scadenze dei dispositivi di protezione tracciate per persona e mansione, con il magazzino lite integrato.
- Permesso di lavoro per attività specifiche:
- autorizzi formalmente le lavorazioni che lo richiedono, con validità circoscritta ad area e finestra temporale e verifica sul posto tramite QR code.
- Integrazione con strumenti specialistici:
- per i modelli di valutazione dedicati, la piattaforma si collega via API agli strumenti che il tuo servizio prevenzione già usa: 4HSE orchestra e tiene sotto controllo, i modelli restano dove li gestisci.
Impianti e attrezzature in efficienza, con la prova di averlo fatto
Cappe, docce di emergenza, estintori, impianti: ogni presidio ha la sua verifica periodica, e in caso di ispezione conta poterlo dimostrare. 4HSE pianifica i controlli, raccoglie le segnalazioni di chi lavora negli spazi e conserva lo storico degli interventi, così la conformità è documentata e non solo dichiarata.
- Verifiche periodiche e manutenzioni programmate:
- controlli su cappe, docce di emergenza, estintori e attrezzature pianificati in un unico calendario, con alert prima della scadenza.
- Segnalazione di anomalie e near-miss:
- docenti, tecnici e ricercatori segnalano guasti, anomalie e quasi-incidenti dal proprio dispositivo, con foto e note; il registro eventi li raccoglie e traccia le azioni fino alla chiusura.
- Audit e checklist sul campo:
- ispezioni di laboratori e ambienti compilate da tablet o smartphone, con rilievi e azioni collegate, senza verbali cartacei.
- Storico degli interventi come prova:
- ogni verifica e intervento resta registrato: in caso di ispezione hai la cronologia documentale già pronta.
Ogni responsabile vede il suo perimetro, la direzione vede l'insieme
Un ateneo o un istituto multi-plesso ha bisogno che ciascuno acceda solo a ciò che gli compete. 4HSE profila i permessi per sede, progetto e persona: il responsabile di un laboratorio governa i propri spazi, il direttore di dipartimento vede il proprio perimetro, la direzione mantiene il quadro d'insieme. E per gli enti pubblici la piattaforma è qualificata per la Pubblica Amministrazione.
- Permessi profilati per sede, progetto e persona:
- ruoli predefiniti e permessi granulari consentono di assegnare a ciascuno esattamente la visibilità che gli serve, plesso per plesso e struttura per struttura.
- Accesso con le credenziali dell'ente:
- l'autenticazione si federa con il sistema di identità dell'istituto tramite protocolli standard come SAML e OpenID Connect: docenti, tecnici e personale entrano con le proprie credenziali istituzionali, senza account separati da gestire.
- Qualificazione per la Pubblica Amministrazione:
- le qualificazioni cloud per la PA (ACN) rendono la piattaforma idonea a università, scuole ed enti di ricerca pubblici.
- Dati in Unione Europea e operazioni tracciate:
- infrastruttura localizzata in UE, certificazioni ISO/IEC 27001, 27017 e 27018 e registri di log che tengono traccia di chi ha fatto cosa e quando.
- Configurazione in autonomia e integrazioni:
- checklist, procedure e moduli si configurano senza sviluppi su misura; l'anagrafica del personale si allinea dai sistemi HR tramite l'API PeopleSync, ed esistono esempi pubblici anche per l'integrazione con sistemi di e-learning.
Un sistema di gestione integrato, un canone tutto incluso
4HSE è un software all-inclusive: le funzioni di gestione della sicurezza sono comprese nel canone, senza moduli a consumo. Lo scadenzario con alert avvisa in anticipo di ogni adempimento in scadenza, su ogni plesso e per ogni figura, così una dimenticanza non si trasforma in un inadempimento con relativa sanzione. È qui che si misura il ritorno: meno tempo su carta, meno rincorse tra dipartimenti, conformità documentata.
- Adempimenti e scadenze:
- scadenzario, pianificazioni, notifiche e agende periodiche per formazione, sorveglianza sanitaria, DPI (con magazzino lite), manutenzioni e procedure.
- Controllo automatico dei requisiti:
- 4HSE confronta di continuo i requisiti previsti dal contesto di ciascuno — mansione, fase di lavoro o gruppo omogeneo — con i certificati effettivamente posseduti, segnala cosa manca e propone l'azione da inserire nello scadenzario. Lo stesso controllo copre attrezzature, ambienti e sostanze. Bastano i requisiti attesi e i certificati posseduti: funziona in autonomia.
- Documentale e conformità:
- archivio documentale, audit, matrice P×D, gestione infortuni/near-miss, creazione e stampa documenti, form personalizzabili, qualificazione fornitori.
- Operatività sul campo:
- permessi di lavoro, badge e ispezioni sul campo, per estendere il sistema oltre l'ufficio.
- Utenti illimitati e quotazione dedicata al mondo dell'istruzione:
- gli utenti della piattaforma sono illimitati e senza costi aggiuntivi: docenti, tecnici, responsabili di laboratorio e direzione accedono tutti, ciascuno con i propri permessi. Per scuole, università ed enti di ricerca sono inoltre previste formule di quotazione riservate al settore.
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Un software HSE certificato
4HSE è conforme ai principali standard internazionali in materia di qualità, sicurezza, affidabilità e interoperabilità ed è accreditato come servizio cloud per la Pubblica Amministrazione.
Domande frequenti
Non trovi la risposta che cerchi? Guarda la pagina delle FAQs .
- Cos'è lo scadenzario sicurezza di 4HSE?
- È uno scadenzario HSE che centralizza scadenze di formazione, DPI, visite mediche e manutenzioni, con notifiche e report per rispettare gli obblighi di legge.
- Quali scadenze posso gestire con lo scadenzario HSE?
- Corsi e attestati, idoneità sanitaria, controlli DPI, verifiche attrezzature, manutenzioni e ogni altra attività con data di scadenza.
- Posso ricevere promemoria e notifiche automatiche?
- Sì. Puoi configurare notifiche via e-mail per singole scadenze o gruppi (reparto, mansione, sede) con anticipo personalizzabile.
- Come si integra lo scadenzario sicurezza con i documenti?
- Ogni scadenza può avere documenti allegati (es. attestati, verbali). Puoi filtrarli, esportarli e mantenerli aggiornati in un'unica vista.
- Serve formazione per usare lo scadenzario HSE?
- L'interfaccia è pensata per essere semplice. Mettiamo a disposizione guide e supporto per l'onboarding iniziale.