Il flusso di lavoro da seguire per uno scadenzario efficiente

4HSE è un software cloud progettato per facilitare la gestione della sicurezza sul lavoro, con particolare attenzione al monitoraggio delle scadenze delle attività. Uno dei prodotti centrali di 4HSE è lo scadenzario, che permette di tenere traccia delle azioni di sicurezza necessarie e delle relative scadenze per garantire la conformità normativa.

In questo articolo esploriamo il flusso di lavoro che un utente-gestore segue per ottenere uno scadenzario completo e aggiornato, utile per monitorare lo stato delle attività assegnate ai lavoratori e delle relative scadenze.

Attività fondamentali e facoltative su 4hse

Le attività gestite su 4hse includono cinque categorie principali, ciascuna delle quali ha due livelli:

  • il livello “requisito”, che rappresenta un’azione obbligatoria
  • il livello “pianificazione”, che è opzionale e offre una gestione più strutturata.
  1. Formazione (Corsi ed Edizioni)
    • Requisito: Ogni lavoratore deve partecipare ai corsi di formazione obbligatori per svolgere determinate mansioni.
    • Pianificazione: è possibile pianificare in dettaglio le edizioni dei corsi, includendo date, luoghi e docenti. Al termine, viene rilasciato un attestato.
  2. Sorveglianza sanitaria (Protocolli e Visite)
    • Requisito: Ogni lavoratore deve essere sottoposto a controlli sanitari in base ai rischi legati alla propria mansione.
    • Pianificazione: Si può pianificare quando e dove avverranno le visite mediche periodiche, associando il lavoratore a un protocollo sanitario.
  3. Protezione individuale (Dotazioni e Consegne DPI)
    • Requisito: Ogni lavoratore deve ricevere e utilizzare i Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) adeguati alla mansione.
    • Pianificazione: È possibile pianificare le consegne dei DPI, specificando i dettagli sulla dotazione e registrando le date di consegna.
  4. Manutenzioni (Piani e Ordini)
    • Requisito: Le attrezzature e i macchinari devono essere soggetti a manutenzioni regolari per garantire la sicurezza.
    • Pianificazione: La pianificazione delle manutenzioni include la gestione degli ordini di lavoro, i piani di manutenzione periodica e i controlli previsti.
  5. Procedure (Procedure e Rapporti)
    • Requisito: Le procedure operative e di sicurezza devono essere seguite per garantire il rispetto delle normative.

Step 1: Identificazione dei gruppi di lavoro omogenei

Il primo passo per costruire uno scadenzario efficace è identificare i gruppi di lavoratori che svolgono attività simili, definite in base alle mansioni, alle fasi di lavoro o più genericamente ai gruppi omogenei. Questi gruppi vengono classificati in base ai compiti svolti, agli strumenti utilizzati e ai luoghi in cui operano.

Esempio: Giovanni Bianchi fa parte della mansione “Operatore di Macchine Utensili”. La sua mansione si svolge nel reparto “Officina Meccanica”, dove utilizza un “Tornio CNC”. Identificare correttamente il gruppo di appartenenza e gli strumenti utilizzati è fondamentale per assegnare le corrette misure di sicurezza.

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Inserimento nome mansione e click su salva.

Selezione tab “Persone”
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Step 2: Identificazione dei pericoli e delle azioni di mitigazione

Una volta identificati i gruppi, il passo successivo è individuare i pericoli associati alla mansione e alle attrezzature utilizzate. A ogni rischio devono essere associate delle azioni di mitigazione per proteggere il lavoratore. Anche se la classificazione dei rischi è facoltativa, è importante definire le azioni preventive o correttive necessarie.

Esempio: Per la mansione “Operatore di Macchine Utensili”, si identifica il rischio “Lesioni da contatto con parti mobili”, mitigato attraverso un corso obbligatorio di sicurezza sull’uso delle macchine utensili. In questo caso, l’azione di mitigazione sarà “Formazione sull’uso in sicurezza del Tornio CNC”.

Partiamo con la selezione del tab Pericoli.

Click su nuovo pericolo. Dopo di che Inserimento nome e salva.

  • tab Rischi
  • doppio click sul Pericolo
  • selezione “Presente”
  • selezione tab Azioni
  • Click su nuovo
  • selezione del corso di formazione precedentemente inserito in azioni/formazione sede.

Step 3: assegnazione delle azioni di mitigazione ai lavoratori

Il passo successivo è associare le azioni di mitigazione a ogni lavoratore, in base alla loro mansione e agli strumenti che utilizzano. 4HSE permette di automatizzare e velocizzare questo processo, fornendo suggerimenti automatici per ciascun lavoratore.

Esempio: Giovanni Bianchi viene associato all’azione “Formazione sull’uso in sicurezza del Tornio CNC”. Una volta completato il corso, viene rilasciato un attestato con validità di 24 mesi. Al termine della validità, il corso dovrà essere ripetuto per rinnovare l’attestato e garantire che Giovanni sia aggiornato sulle misure di sicurezza.

  • selezione Azioni/Formazione/Corsi della sede
  • selezione dell’azione di formazione
  • selezione tab destinatari
  • click su Nuovo
  • selezione dell’addetto e salvataggio

Step 4: Monitoraggio dello stato di validità delle attività

Ogni azione di mitigazione associata a un lavoratore è legata a un attestato che ha una validità temporale definita. Il sistema 4hse tiene traccia della validità di ogni attestato e notifica automaticamente i responsabili quando una scadenza si avvicina.

Gli attestati possono avere quattro stati:

  • nuovo: nessun attestato rilasciato
  • valido: attestato in corso di validità
  • in Scadenza: attestato prossimo alla scadenza
  • scaduto: attestato non più valido

Step 5: Rinnovo dei certificati e gestione delle scadenze future

Una volta che un attestato sta per scadere o è scaduto, il passo successivo consiste nel rinnovarlo per mantenere la conformità e garantire la sicurezza sul lavoro. Questa fase è essenziale per continuare a monitorare l’idoneità dei lavoratori alle mansioni assegnate. In questa fase, il sistema 4HSE agevola la produzione di nuovi certificati e la gestione delle nuove scadenze, permettendo ai responsabili di mantenere lo scadenzario sempre aggiornato.

Selezione della voce di menu: Procedure guidate/Creazione massiva certificati

Selezione dell’addetto-corso

Creazione del certificato

Pianificazione: La pianificazione delle procedure può prevedere rapporti di verifica e audit per garantire che tutte le operazioni siano eseguite in conformità con le regole stabilite.

Lo scadenzario finale

Al termine di questo processo, il sistema genera uno scadenzario che mostra tutte le attività, i destinatari e lo stato di validità delle loro certificazioni in relazione alla data attuale.

Esempio: Lo scadenzario di Giovanni Bianchi potrebbe riportare una voce come:

  • Destinatario: Giovanni Bianchi
  • Azione: Formazione sull’uso in sicurezza del Tornio CNC
  • Stato: Valido
  • Scadenza ultimo certificato: 15-09-2026

Conclusione

Grazie a un flusso di lavoro strutturato, 4hse permette di monitorare in modo efficace tutte le attività di sicurezza e le relative scadenze. L’identificazione dei gruppi omogenei, la gestione dei rischi, la produzione e il rinnovo degli attestati, insieme alla possibilità di pianificare in modo più dettagliato le attività di prevenzione, offrono uno strumento completo e flessibile per garantire la conformità alle normative di sicurezza sul lavoro.