Software per RSPP: un valido alleato nel lavoro quotidiano

I Responsabili del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) sono professionisti della Sicurezza sul lavoro, responsabili di garantire che le normative sulla sicurezza siano rispettate e che i lavoratori possano svolgere il proprio lavoro al riparo dai potenziali rischi.

La figura dell’RSPP implica l’assegnazione e lo svolgimento di diversi compiti che richiedono una programmazione precisa.

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Chi è l'RSPP e qual è il suo ruolo

Il ruolo principale del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione è quello di garantire che tutte le attività aziendali siano svolte in conformità alle normative sulla sicurezza sul lavoro. Questo significa identificare i rischi, sviluppare piani di prevenzione, formare i dipendenti e monitorare costantemente le procedure aziendali. Vediamo quali sono i compiti principali:

  1. Identificare i rischi: identificare ed analizzare i rischi specifici presenti nell’Ambiente di lavoro.
  2. Pianificare la Prevenzione: Sviluppare piani di prevenzione per minimizzare i rischi identificati. Questi piani devono essere adattati alle esigenze specifiche dell’azienda e devono essere implementati in modo da garantire la sicurezza dei lavoratori
  3. Gestione documentale: Mantenere dettagliate registrazioni e documenti relativi alla sicurezza sul lavoro. Questa documentazione include la valutazione dei rischi, i piani di prevenzione e i rapporti sugli incidenti.
  4. Monitoraggio e Aggiornamento: Monitorare costantemente le condizioni di sicurezza e apportare aggiornamenti ai piani di prevenzione quando necessario. Il RSPP è responsabile del monitoraggio in tempo reale delle pratiche di sicurezza e della correzione tempestiva di eventuali problemi.
  5. Formazione dei Dipendenti: Garantire che i dipendenti siano adeguatamente formati sulla sicurezza sul lavoro. Il RSPP deve pianificare e gestire programmi di formazione per educare il personale sui pericoli e sulle misure di sicurezza.

Differenze tra RSPP e HSE Manager

L’RSPP è una figura che opera nel contesto italiano, come previsto dal Decreto Legislativo 81/2008 e dal Decreto 106/2009. Mentre, l’HSE Manager è una figura più globale e che ritroviamo anche in diverse parti del mondo, inclusa l’Italia. L’HSE Manager è responsabile della gestione complessiva delle politiche e delle pratiche legate alla sicurezza, alla salute e all’ambiente all’interno dell’azienda, diciamo che la “E” di Environment (Ambiente) costituisce la principale differenza ma non è l’unica. Vediamo quali sono le differenze chiave tra le due figure professionali:

  • Ambito normativo: L’RSPP opera principalmente all’interno del sistema Normativo Italiano con responsabilità e compiti specifici nel contesto della sicurezza sul lavoro in Italia. Al contrario l’HSE Manager è una figura più generica, non legata ad una specifica legislazione ma con responsabilità diverse a seconda del contesto geografico e del Paese in cui opera.
  • Ambiente: Mentre l’RSPP è principalmente concentrato sugli aspetti di Salute e Sicurezza dei lavoratori, l’HSE Manager spesso è responsabile anche del monitoraggio e della gestione degli aspetti ambientali dell’azienda (es. gestione dei rifiuti, uso sostenibile delle risorse, conformità ambientale ecc…).
  • Ruolo aziendale: Molto spesso la figura dell’HSE Manager la ritroviamo all’interno dei reparti HR (Risorse Umane) delle aziende, gode solitamente di un certo potere decisionale ed occupa una posizione gerarchica di rilievo all’interno dell’organizzazione, dove coordina team di tecnici e si interfaccia con diverse figure tra cui anche l’RSPP. L’RSPP invece, non è necessariamente una figura manageriale ed inoltre possiamo trovarlo sia inserito all’interno dell’organico aziendale sia come consulente esterno.

Caratteristiche chiave che un software per RSPP dovrebbe avere

Il ruolo del RSPP è complesso e richiede una gestione accurata di una vasta quantità di informazioni e compiti. Ecco un elenco di alcune funzionalità necessarie per un software che serva a facilitare il lavoro di un RSPP:

  • Gestione delle scadenze: gestione efficiente delle scadenze per tutte le attività di prevenzione come corsi di formazione dei dipendenti, consegne di dispositivi di protezione e piani di manutenzione. Le notifiche automatizzate assicurano che nessuna scadenza venga trascurata, riducendo così il rischio di incidenti dovuti a mancate azioni preventive.
  • Gestione dei DPI: monitoraggio degli inventari e gestire le assegnazioni ai dipendenti, queste le due caratteristiche chiave legate alla gestione dei Dispositivi di protezione individuale.
  • Monitoraggio della Formazione e rilascio attestati: la formazione dei dipendenti è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro sicuro. L’RSPP deve tenere traccia dei corsi di formazione svolti dai dipendenti rilasciando gli attestati che ne documentino la loro conformità. Un software utile dovrebbe semplificare la registrazione della formazione, l’emissione di attestati e il monitoraggio delle scadenze per i corsi di aggiornamento. Un software avanzato per RSPP consente di tenere traccia delle formazioni dei dipendenti, programmare corsi di aggiornamento e generare attestati in modo rapido ed efficiente. Questo non solo semplifica la documentazione della formazione ma aiuta anche a garantire che i lavoratori siano sempre adeguatamente preparati.
  • Sorveglianza sanitaria: monitoraggio continuo delle condizioni di salute dei lavoratori esposti a rischi occupazionali. Include esami medici periodici, valutazioni ambientali e misure preventive per garantire la sicurezza e la salute sul luogo di lavoro, prevenendo malattie legate all’occupazione.
  • Audit e Cecklist: possibilità di tenere traccia dei risultati di ispezioni e sopralluoghi con riferimento al rispetto delle procedure di sicurezza all’interno degli ambienti di lavoro.
  • Valutazione dei rischi: offerta di strumenti per creazione e gestione dei rischi presenti, loro valutazione e predisposizione delle misure necessarie per mitigare i rischi.
  • Redazione DVR: generazione del documento di valutazione dei rischi per riflettere la situazione attuale e le azioni preventive adottate.

Software "All-in-one" o modulare: le differenze

Come al solito, è importante notare che la scelta tra un software all-in-one e uno modulare dipende dalle specifiche esigenze aziendali, tuttavia visto che in 4HSE ci sentiamo spesso chiedere dai nostri clienti se prevediamo una formula modulare del software, vogliamo darvi la nostra opinione.

4HSE nasce con l’obiettivo di fornire una soluzione che faccia risparmiare tempo e migliorare la visibilità complessiva dell’RSPP o dell’HSE manager in tutti gli ambiti del suo lavoro. Preferiamo in sostanza fornire subito all’RSPP tutti gli strumenti di cui ha bisogno. Ecco perchè non troverete il “modulo DVR” o il “modulo DPI” ma un unico grande modulo per la gestione di Salute e Sicurezza sul Lavoro, che comprende al suo interno anche queste funzionalità. Oltre a questo vi invitiamo a rivolgere l’attenzione anche ad altri due aspetti:

  • Semplicità di gestione: un software all-in-one ha una gestione globale più semplice. Non è necessario acquistare moduli aggiuntivi man mano che ci si accorge di averne bisogno e nemmeno quello di coordinare aggiornamenti e manutenzione software. per diverse componenti del software, semplificando la gestione e riducendo il rischio di conflitti.
  • Costi chiari e velocità di attivazione: con un software all-in-one, è possibile accorciare notevolmente il processo di adozione del software, poiché non è necessario selezionare, acquistare e integrare moduli separati oltre ad avere un quadro del costo complessivo della piattaforma sin da subito.